No Dia Mundial da Produtividade vamos dar algumas dicas de como se pode tornar mais produtivo com o auxílio das tecnologias.
- Tanto o seu posto de trabalho como a sua mente se encontram desorganizados?
- Está sempre sem tempo para concluir as suas tarefas?
Descubra agora as respostas a estas questões e mais.
- Antes de começar o trabalho
Durma as horas necessárias para repor a energia, faça exercício físico e planeie refeições ricas em proteínas.
Se estiver tão cansado que mal consegue pensar, não irá importar quantas horas faltam para terminar o dia, não serão utilizadas de forma produtiva.
Poderá ser importante conhecer o seu cronotipo de sono (forma como as nossas diferenças individuais alteram a nossa atividade durante as manhãs e a noite) e perceber como pode ajustar a sua rotina para melhorar a sua produtividade.
Quer saber o seu cronotipo? Faça o seu teste aqui.
Pare de adiar o seu alarme
Adiar o alarme várias vezes confunde o corpo e o cérebro. Deixa-nos mais cansados nas horas que se seguem ao acordar. Aprecie as horas matinais e experimente começar o seu dia uma hora antes!
Visualize o sucesso
Motive-se para o trabalho que tem em mãos. Pense no resultado final e como se sentirá quando completar determinada tarefa. Desafie-se a si próprio e peça feedback.
Foque-se no que tem a ganhar cada vez que realiza uma tarefa: novos conhecimentos, novas capacidades, a sensação de satisfação quando completa uma tarefa, novas oportunidades de carreira e aprovação por parte da sua equipa.
Dica: Ao final de cada dia ou semana, faça uma lista de tarefas completas. Olhe para essa lista cada vez que precisar de motivação extra.
Obtenha novos conhecimentos
Dedique tempo a melhorar e obter novos conhecimentos, desta forma, será capaz de responder de forma mais eficiente a uma variedade de situações.
Tome menos decisões (sobre coisas que não importam)
Torne automáticas todas as decisões que forem possíveis. Se quiser ser mais produtivo considere eliminar algumas decisões como a roupa a vestir de manhã, o que vai almoçar, etc.
- Começar o dia de trabalho
Que tarefas tentaria completar se apenas tivesse quatro horas para trabalhar por dia? Iria passar essas horas a verificar o seu e-mail ou tentaria atingir os seus objetivos?
Desligue as notificações do seu e-mail e telemóvel
Para gerir os seus e-mails de forma eficiente, marque 4 a 5 vezes por dia para verificar a sua caixa de correio. Desligue as notificações e só abra a sua caixa de correio uma determinada quantidade de vezes para evitar constantes distrações.
Crie um bom ambiente de trabalho
Pode ser difícil existir um momento de foco no seu trabalho quando os seus colegas se encontram a conversar ou pedem a sua opinião.
Dica: Pode utilizar headphones com cancelamento de som.
Foco vs Multitasking
Estamos constantemente a ser bombardeados com pensamentos e distrações e podemos sentir-nos tentados a fazer multikasting. Sabia que multitasking pode ser um efeito similar à Marijuana no nosso cérebro? Ler mais.
Pesquisas mostram que quando estamos a fazer multitasking a taxa de erro aumenta 50% e vamos demorar o dobro do tempo para ter as coisas feitas. O que fazer:
– Para aprender a focar-nos numa só tarefa, sugerimos meditação durante dez minutos todos os dias. Existem algumas aplicações para o telemóvel como Headspace e Calm que oferecem aulas de introdução gratuitas para o levar a um maior foco e aumentar a sua produtividade.
– Mantenha uma lista de distrações. Nesta lista, que pode fazer num bloco ou numa aplicação para tomar notas como o Sticky Notes ou o Keep do Google, irá apontar todas as ideias e distrações que surgem quando está a trabalhar para poder analisar mais tarde.
Foque-se na tarefa mais importante primeiro. Perceba quais são as tarefas que está sempre a fazer e automatize.
Utilize as primeiras horas da manhã, em que é mais eficiente para terminar as tarefas que são mais difíceis, ou exigem maior concentração. Consegue fazer mais, em menos tempo, pois não se encontra cansado. Não se trata apenas de gerir o tempo para determinadas tarefas, mas sim, de conhecer e controlar a sua energia.
Siga a Regra dos 2 minutos
Se uma nova tarefa aparecer e poder ser feita em menos de dois minutos, faça-a na hora. Caso contrário adicione à sua To Do List, diz David Allen, o criador do método Getting Things Done.
Faça pausas
Será impossível estar concentrado durante oito horas seguidas, portanto, deve fazer pequenas pausas ao longo do seu dia de trabalho. Defina o tempo de cada pausa e em que momento acontecem, para que não acabe por se distrair e demore mais tempo em elementos de distração.
Torne a suas reuniões mais eficientes
Maior parte das reuniões poderiam ser resolvidas com a troca de alguns e-mails ou uma videochamada que não implica deslocações. Para isso, podemos utilizar tecnologias como o Teams ou o Zoom.
Deve marcar reuniões que tenham um objetivo específico ou uma lista de trabalhos. Se alguém começar a divagar para outros tópicos, um elemento deverá ficar responsável por chamar atenção e retomar o assunto principal da reunião. Se possível desmarque reuniões que não são necessárias ou não são importantes.
Utilize ferramentas que permitam acelerar os seus processos
Perceba quais são as ferramentas certas para o seu negócio e o seu dia de trabalho e agilize os seus processos, a comunicação com as pessoas da sua equipa e mantenha-se a par de todos os seus projetos pendentes.
- Terminar o dia de trabalho
Ter um plano de ação
Ao final de cada dia, retire dez minutos para organizar as suas prioridades para o dia seguinte.
Utilize o método Eisenhower Matrix para perceber quais as suas prioridades. Este método foi criado por Dwight D. Eisenhower, o 34º Presidente dos Estados Unidos da América.
Para criar faça um quadrado 2 por 2 com uma cruz a dividir. Escreva “Importante” e “Não importante”. E no outro lado “Urgente” e “Não Urgente” e irá usar estas categorias para dividir as suas tarefas diárias.
Ter sempre presente prazos e tarefas pendentes de cada projeto
O Teams permite agilizar tarefas, datas, membros com tarefas em mãos, ficheiros para editar de forma rápida, tudo numa só plataforma.
Crie boas To Do Lists
Foque-se nas prioridades que definiu anteriormente e, se tiver em mãos um projeto que seja particularmente grande ou consumidor de tempo, reparta-o em tarefas mais pequenas e conclua uma de cada vez. Agrupe tarefas semelhantes, faça-as todas em conjunto e defina prazos.
Organize as suas tarefas por blocos de tempo
Evite que a sua tarefa se arraste por muito tempo. Quanto mais tempo der a um projeto mais tempo irá demorar a concluí-lo. Se a tarefa demora quatro horas, não marque cinco. Marque as quatro ou até menos para que se obrigue a otimizar os seus processos.
Pode utilizar o método Pomodoro: É uma técnica para gerir o seu tempo em que divide as suas tarefas em blocos de 25 minutos em que se encontra totalmente focado em apenas uma tarefa. Entre cada bloco, existe uma pausa de cinco minutos. Depois de completar quatro pomodoros pode tirar uma pausa maior – por exemplo, 10 minutos. Ao ouvir o som do relógio de fundo o seu cérebro sente urgência em terminar a tarefa em mãos, sem consultar o e-mail, verificar as redes sociais, responder a mensagens de texto ou qualquer outra atividade que o possa distrair. Ler mais.
Pode utilizar várias ferramentas, apps ou mesmo um temporizador para utilizar este método, como por exemplo a ferramenta Tomato Timer.
Delegue tarefas e reorganize o seu local de trabalho
A sua produtividade depende bastante da sua atitude. Deixe sempre o seu local de trabalho organizado. Arrume documentos importantes em gavetas, retire sticky notes que não importantes e chávenas de café vazias.
Conclusão
Desenvolver uma rotina diária é uma maneira fantástica de descobrir quais são as melhores alturas para realizar determinadas tarefas e construir o seu calendário diário à volta dos seus grandes objetivos.
Aprenda a valorizar o seu tempo e muito rapidamente vai aperceber-se que a sua produtividade aumentou consideravelmente.